L’Ufficio Protocollo svolge un ruolo centrale nella gestione dei flussi documentali dell’ente, occupandosi della ricezione della corrispondenza in entrata attraverso i diversi canali disponibili, tra cui il servizio postale, la posta elettronica e la consegna diretta. Attraverso il sistema di protocollo informatico, l’ufficio provvede alla registrazione e alla classificazione dei documenti ricevuti, assicurandone la corretta acquisizione e l'assegnazione agli uffici competenti per la trattazione dei procedimenti amministrativi di riferimento; inoltre, l'ufficio appone la segnatura di protocollo, garantendo così la tracciabilità e l’ordinata gestione della documentazione nel tempo, finalizzata all 'archiviazione degli atti.
L’Ufficio cura inoltre la spedizione della corrispondenza comunale, assicurando un efficace collegamento tra l’amministrazione e i soggetti esterni, oltre ad occuparsi della raccolta delle Gazzette Ufficiali e dei Bollettini Ufficiali Regionali.
Rientrano tra le attività dell’ufficio anche la gestione delle chiamate telefoniche, con funzioni di risposta e smistamento verso i servizi competenti, nonché lo svolgimento di attività di front office volte a fornire supporto e orientamento all’utenza per l’accesso ai servizi comunali.
Infine, l’ufficio provvede alla gestione dell’Albo online, occupandosi delle richieste di pubblicazione provenienti dagli uffici interni e dai soggetti esterni all’ente, garantendo la corretta diffusione degli atti e delle informazioni istituzionali.
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